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Accueil particuliers / Papiers - Citoyenneté / Obligations de l’administration vis-à-vis des usagers / Contacter l’administration par courrier ou formulaire papier

Contacter l’administration par courrier ou formulaire papier

Vous pouvez contacter une administration par courrier ou formulaire papier. Par exemple, une préfecture, une mairie, Pôle emploi, une caisse de sécurité sociale…​ Une administration doit respecter certaines règles lorsqu’elle vous écrit. Ces règles concernent la réception et l’examen de votre demande ainsi que le délai pour vous répondre.

Comment savoir si son courrier est bien arrivé ?

Envoi d’un accusé de réception

Quand une administration reçoit votre demande, elle doit vous envoyer un accusé de réception.

L’accusé de réception doit comporter les mentions suivantes :

  • Date de réception de votre demande

  • Date à laquelle, en l’absence de réponse écrite, votre demande sera considérée comme acceptée ou refusée

  • Nom du service instructeur, son adresse postale, son numéro de téléphone et si nécessaire son adresse mail

L’accusé de réception précise aussi si l’administration peut répondre à votre demande par une décision implicite. Il peut s’agir d’une décision implicite de rejet ou d’acceptation.

  • Une décision implicite de rejet signifie que votre demande est refusée si l’administration garde le silence pendant un certain délai.

Dans ce cas, l’accusé de réception indique les délais et les voies de recours.

  • Une décision implicite d’acceptation signifie que votre demande est acceptée si l’administration garde le silence pendant un certain délai.

Dans ce cas, l’accusé de réception indique que vous pouvez demander une attestation à l’administration.

Exceptions

Une administration n’est pas obligée de vous envoyer un accusé de réception dans les cas suivants :

  • L’administration doit vous répondre dans un délai maximum de 15 jours (réponse écrite ou implicite)

  • L’administration doit uniquement vérifier que vous remplissez les conditions pour obtenir un document ou une prestation

  • Votre demande est abusive. Par exemple, demande répétitive ou systématique.

Que se passe t-il en cas de demande incomplète ?

Si vous envoyez une demande incomplète, l’administration doit vous indiquer les documents et informations qui manquent .

L’administration vous précise aussi s’il est nécessaire de traduire ou légaliser les documents envoyés.

L’administration vous fixe un délai de réponse .

Ces informations sont indiquées dans l’accusé de réception ou dans un courrier à part.

Si vous ne recevez pas de décision écrite de l’administration, cela signifie que la décision est une décision implicite d’acceptation ou une décision implicite de rejet .

En cas de décision implicite d’acceptation, le point de départ du délai pour considérer que la demande est acceptée court à partir de la réception des documents ou informations exigés.

En cas de décision implicite de rejet, le délai pour considérer que la demande est refusée est suspendu pendant le délai accordé pour compléter votre dossier. Toutefois, le délai court de nouveau dès réception des documents et informations.

À savoir

l’administration peut suspendre l’examen d’un dossier dans l’attente d’un document uniquement si ce document est indispensable à l’instruction.

Que se passe t-il en cas d’envoi à un service incompétent ?

Si vous envoyez votre demande à un service qui est incompétent pour la traiter, ce service doit envoyer votre demande au service compétent et vous en informer.

Si vous ne recevez pas de décision écrite de l’administration, cela signifie que la décision est une décision implicite d’acceptation ou une décision implicite de rejet .

En cas de décision implicite d’acceptation, le point de départ du délai pour considérer que la demande est acceptée court à partir de la date de réception de la demande par le service compétent.

En cas de décision implicite de rejet, le délai pour considérer que la demande est refusée court à partir de la date de réception de votre demande par le 1 er service saisi.

Dans tous les cas, le service compétent pour instruire votre demande vous délivre l’accusé de réception.

Comment savoir qui traite la demande ?

Lors des échanges avec vous, l’administration doit indiquer le prénom, le nom, la fonction et l’adresse administrative de la personne qui traite votre demande.

Toutefois, l’anonymat est respecté si un motif de sécurité le justifie.

Dans quel délai l’administration doit-elle répondre ?

Le silence gardé pendant plus de 2 mois par l’administration signifie que votre demande ou démarche est acceptée .

Toutefois, il y a des exceptions .

Par exemple, le silence gardé pendant 2 mois pour une demande d’inscription en école nationale supérieure d’architecture signifie que cette demande est refusée.

Direction de l’information légale et administrative

22/07/2020

Questions / réponses

A voir aussi :

Définitons

Décision implicite d’acceptation : Lorsque l’administration ne répond pas à une demande, le silence signifie que la demande est acceptée.

Décision implicite de rejet : Lorsque l’administration ne répond pas à un recours gracieux ou hiérarchique, le silence est assimilé à un rejet .

Références